27 инструментов для проджект-менеджера: все для ведения проектов, управления командой и собой

В этой статье можно найти платные и бесплатные инструменты для управления командой, общения с заказчиками, тайм-менеджмента и личной продуктивности.

Мы сделали эту подборку в первую очередь для начинающих проджектов, но она пригодится и опытным специалистам. Открывайте ее, когда хотите найти альтернативу уже известным инструментам, перейти в новый мессенджер или превратить свой Google Drive в удобную базу знаний.

Мы разделили инструменты на следующие блоки:

Кстати, у нас есть такие же подборки для продакт-менеджеров и интернет-маркетологов.

А если вы хотите посоветовать полезный инструмент, то расскажите о нем в комментариях к посту в телеграм-канале.

Ведение проекта

В этом разделе собраны самые комплексные инструменты в арсенале проджекта. То есть с помощью них можно решать сразу несколько задач: следить за выполнением задач, сроками, бюджетами и качеством проекта.

Jira

Jira — один из популярных таск трекеров для проджектов. В нем менеджер планирует работу, а команда ведет ежедневную отчетность по задачам. У Jira много фичей для разработчиков, тестировщиков и бизнес аналитиков. 

Полезные фичи для проджекта:

• Планирование спринтов и релизов: у всей команды создается единое видение проекта

• Трекинг задач всей команды: так проджект следит за качеством и сроками выполнения тасок

• Создание бэклога: все задачи по проекту отсортированы по важности и находятся в одном месте

• Интеграция с сервисами разработки: команда может оперативно менять код проекта, например, в GitHub

  
  

Главное преимущество:

• Создание отчетов и аналитика спринтов: автоматическая подготовка отчетов для команды, продакта или заказчика

Ограничения Jira:

• Сложный интерфейс из-за большого количества фич: не подойдет нетехническим командам — тем, кто не работает с разработкой напрямую

• Долго подгружаются страницы: из-за этого работа идет медленнее

Больше про то, как пользоваться этим инструментом проджекту, можно узнать в видео.

Basecamp

Basecamp — это таск трекер, ориентированный на удаленные команды. В нем все участники обмениваются сообщениями, апдейтами и документами. В отличие от Jira, у Basecamp минималистичный интерфейс и все фичи находятся на одном экране.

Полезные фичи для проджекта:

• To-do листы: все знают, на каком этапе находятся разные части проекта

• Календари: помогают синхронизироваться с коллегами для общих встреч

• Общие папки: вся документация о проекте в одном месте

• Групповые чаты: чтобы не уходить в Slack или Telegram для решения рабочих задач

• Автоматические напоминания: команда не забывает про задачи и встречи

 Главное преимущество:

• Месседж борды: команда обменивается мгновенными сообщениями и получает быстрый апдейт по проекту

 Ограничения Basecamp:

• Недоступен на русском языке

• Нельзя отслеживать время выполнения задач

Узнайте больше про то, как пользоваться Basecamp. А еще компания-разработчик выпустила книгу Remote для команд, которые хотят перейти на удаленку.

Trello

Trello — это сервис для команд, работающих по системе канбан. Рабочее пространство в Trello — это доска. На ней участники процесса создают, редактируют и перемещают задачи между столбцами. Всем видно, на каком этапе находится работа.

Полезные фичи для проджекта:

• Тэги: помогают отсортировать задачи по направлениям, участникам и другим параметрам

• Дедлайны: каждый участник команды знает, к какому сроку нужно завершить задачу

• Чек-листы: для вычеркивания подзадач внутри большой задачи

• Вложения: к каждой карточке можно прикрепить файл с дополнительной информацией

 Главное преимущество:

• Канбан-шаблон: рабочие процессы в проекте представлены столбиками с карточками задач — что вы собираетесь делать (to do), что делаете сейчас (in progress) и что уже завершили (done) 

Ограничения Trello:

• Чем больше проектов, тем больше досок придется создавать. Система сортировки в Trello ограничивается простым списком — ориентироваться будет сложно

• Нет внутреннего таймера для отслеживания времени выполнения задач

Посмотрите краткое введение в Trello на русском: от регистрации до создания первой доски.

В статье про управление IT-проектом вы узнаете, что такое проектный треугольник, как следить за скоупом, бюджетом и сроками и как влиять на качество продукта.

Monday

Monday — это инструмент для проджектов, которые любят визуализировать работу. В Monday удобно строить диаграммы Гантта, графики релизов и выгружать результаты аналитики.

Полезные фичи для проджекта:

• Единая доска для всех процессов: планировать задачи и отслеживать результаты можно на одном экране

• Шаблоны для разных юзкейсов: можно настроить рабочую область для приоритизации задач или отслеживания сроков

• Интеграция с другими платформами: почта Gmail, мессенджер Slack, таск трекер Jira, платформа Linkedin и другие

• Автоматизация повторяющихся действий: например, можно настроить создание элементов на странице каждый раз, когда на почту приходит письмо

Главное преимущество:

• Визуализация работы: одни и те же данные можно смотреть в виде карты, календаря, временной шкалы или канбана

Ограничения Monday:

• Визуализации в Monday достаточно простые и не подойдут для комплексных проектов

• Запаздывают уведомления об изменениях в рабочем пространстве из-за большого количества элементов

Посмотрите короткое видео о том, как создать свое рабочее пространство в Monday

Wrike

Wrike — это комплексный сервис для IT-команд с шаблонами для разных типов работ в проекте.

О следующем инструменте нам рассказал партнер ScrumTrek Артемий Анцупов. Вот его телеграм-канал.

Nave

Nave автоматически строит графики на основании неупорядоченных данных из трекера задач.

Полезные фичи для проджекта:

• Визуализация работы: с помощью графиков можно отследить, насколько эффективен процесс, сколько задач выполняется за некий временной промежуток и найти узкие места

• Интеграция с другими платформами: Nave можно связать с Jira, Trello, Azure DevOps, Asana и ZenHub

Главное преимущество:

• 11 автоматических графиков: кумулятивная диаграмма потока, диаграмма разброса времени цикла, гистограмма времени цикла, диаграмма старения, диаграмма и гистограмма пропускной способности, диаграмма эффективности потока

Ограничения Nave:

• Только 14 дней триала

• Нельзя интегрировать инструмент с трекером не из списка выше, например, с Todoist

• Нет интерфейса на русском языке

У Nave есть свой блог с советами по управлению проектами. 

Хранение документации

В каждом IT-проекте есть своя база знаний или wiki. Проджекты собирают там всю важную информацию: от DoR и DoD (критерии готовности фич) до документации встреч. Такие базы знаний доступны всей команде.

Notion

Notion — это приложение для ведения заметок, баз данных, канбан досок, календарей и напоминаний.

Полезные фичи для проджекта:

• Визуализация процессов: диаграмы гантта и канбан доска как в таск трекерах, которые мы рассмотрели выше

• Теги и напоминания: помогают команде понять, за кем закреплена задача, к чему она относится и когда должна быть сделана

• Календарь: для планирования встреч. В курсе по управлению проектами мы планируем Scrum-события именно в Notion

• Таблицы: упрощенная альтернатива google-таблицам и внутренний элемент базы знаний

Главное преимущество:

• Создание страниц и внутренних элементов: текста, картинок, видео, ссылок и кода

Ограничения Notion:

• Понадобится время, чтобы разобраться

• Нет интерфейса на русском языке

• Текст можно редактировать только целыми блоками

Посмотрите видеообзор о том, как можно упорядочить свою работу в Notion.

Confluence

Confluence — это система, похожая на Notion, но сложнее. IT-команды используют ее для работы с документацией и требованиями к фичам. Там же ведутся заметки со встреч и хранится вся информация о проекте.

Полезные фичи для проджектов:

• Страницы, которые можно организовать в иерархию и настроить гибкую систему доступа: удобно для больших команд

• Разные версии документов: можно отслеживать изменения в требованиях к проекту

• Совместная параллельная редактура: несколько участников работают над документом вместе

• Экспорт документов в разные форматы

• Интеграция с Jira и экосистемой Atlassian: часто технические команды используют Confluence в связке с Jira

Главное преимущество:

• Большой выбор плагинов: можно настроить собственную систему комментирования документов или подключить доску Trello

Ограничения Confluence:

• Сложный для нетехнических команд

• Дорогой сервис и сложно посчитать общую стоимость подписки

Почитайте, как техническая команда использует Confluence для написания требований к фичам.

Вместе с пятью экспертами мы создали бесплатный тренажер тестовых кейсов для проджект-менеджера. Когда вы решите задачку, увидите не только ответ автора, но и всех, кто тренировался до вас.

Google Drive

Google Drive — самый популярный сервис для хранения и совместного редактирования текстовых документов, таблиц и презентаций.

Полезные фичи для проджекта:

• Гибкая система доступа: документ можно открыть для просмотра, редактирования или комментирования отдельным людям и группам

• История версий документов: вы узнаете, какие исправления и кем были внесены, и сможете «откатить» документ до этого состояния

Главное преимущество:

• Совместный доступ к документам: удобно редактировать таблицы, текстовые документы и презентации с другими участниками команды в реальном времени

Ограничения Google Drive:

• Неудобно строить связи между документами: не подойдет для комплексных проектов

• Сложно ориентироваться, если в проекте много документов, потому что в Google Drive есть всего две сущности: «папка»‎ и «документ»

Почитать про основные фичи Google Drive можно здесь.

YNAW

YNAW — это сервис для конвертирования гугл-документов в красивые и удобные базы знаний. С помощью YNAW свой Google Drive можно превратить в рабочую wiki.

Полезные фичи для проджекта:

• Навигация по файлам на главной странице: помогает быстро путешествовать по базе знаний

• Внутренние ссылки: можно строить связи между документами в базе

Главное преимущество:

• Импорт гугл-папок и файлов: чтобы не создавать все документы с нуля

Ограничения YNAW:

• Интеграция только с Google Drive

• Меньше фич и форматов, чем в Notion и Confluence. Подойдет для простых проектов

Почитайте о том, как пользоваться инструментом.

Работа с командой

В самой маленькой IT-команде есть разработчики, QA и дизайнеры. В большой присутствуют архитекторы, разработчики баз данных, бизнес-аналитики и другие участники. У всех свои инструменты работы. 

Проджекту полезно разбираться в ПО, которое использует команда. Так намного легче следить за ходом разработки и качеством проекта.

GitHub

GitHub — это платформа для разработчиков, где можно создавать проекты, программировать всей командой и чинить баги.

Полезная фича для проджекта и всей команды:

• Создание и ведение проектов: разработчики могут создавать неограниченное число репозиториев с wiki, системой отслеживания тикетов и проверкой кода

Главное преимущество:

• Тестирование кода: проджект или тестировщик может посмотреть весь код проекта, его статус/прогресс и протестировать новые фичи

Ограничение Github:

• Сложен для понимания, если вы нетехнический специалист

Больше о фичах Github можно почитать на их официальном сайте.

Figma

Figma — cамый популярный онлайн-редактор среди UX-дизайнеров для создания прототипов. Проджекту нужно знать сервис, чтобы давать правки дизайнеру и презентовать результаты работы заказчику.

В курсе UX-дизайн можно подробно изучить работу дизайнера: научиться рисовать вайрфреймы, создавать кликабельные прототипы и отслеживать поведение пользователей.

Полезные фичи для проджекта:

• Создание прототипов: в Figma можно посмотреть и потестировать прототип сайта, мобильного приложения или другого цифрового продукта

• Совместный доступ: прототип можно показывать команде и пересылать заказчику

Главное преимущество:

• Комментирование: легко оставлять правки прямо внутри прототипа

Ограничения Figma:

• нет полноценного офлайн-режима

• история версий макета в бесплатной версии хранится всего 30 дней

Начать обучение в Figma можно с этой страницы.

При управлении разработкой можно допустить много ошибок: неправильно оценить задачи, не адаптировать спринт под изменения, не заложить время на тестирование. В этой статье мы разобрали 10 самых частых ошибок и рассказали, как их избежать.

Miro

Miro — это виртуальная доска для групповой работы. Miro помогает проджектам устраивать брейнштормы с командой, проводить интересные ретро и даже презентации. 

Полезные фичи для проджекта:

• Доска для групповой работы: одновременно до 100 человек могут писать, рисовать и строить графики на одном поле. Это удобная фича для совместных брейнштормов

• Визуализация проектов: можно изобразить процесс работы над проектом, зависимости внутри проекта и другую информацию, важную всей команде

Главное преимущество:

• Десятки шаблонов: проджекту особенно будут полезны шаблоны для бэклога, роудмапа, юзер стори и Scrum-встреч

Ограничения Miro:

• Платное импортирование результатов работы в другие форматы

• Недостаточно интеграций с другими инструментами для проджект-менеджмента

• В бесплатной версии при создании четвертой доски первая становится недоступна для редактирования

Здесь вы найдете больше информации о том, как Miro используется в Agile.

Retromat

Если проджект работает по Scrum, то в конце каждого спринта он проводит ретроспективу — заключительную встречу с командой. На ней все рефлексируют на пройденную итерацию, обсуждают успехи и неудачи. Задача менеджера — сделать этот процесс интересным и полезным. Retromat создан специально для этого.

Полезные фичи для проджекта:

• Создание плана встречи: сервис предлагает варианты, как начать, провести и закончить встречу.

• Более 130 идей для ретро: можно напомнить команде о ценностях Agile или задать вопросы о поднятии боевого духа

Главное преимущество:

• Доступен на семи языках

Ограничения Retromat:

• Устаревший дизайн сервиса

У Retromat есть свой блог, где можно почитать о том, как проводить ретроспективы.

Общение с командой и заказчиками 

Проектные команды используют встроенные чаты в сервисах типа Asana или Basecamp, которые мы разбирали в первом блоке статьи. Но чаще коммуникация ведется где-то еще: по почте или в мессенджерах типа Telegram. Мы рассмотрим самые популярные.

Slack

Кто-то общается по работе в Telegram, а кто-то выбирает Slack. В отличие от первого, Slack — рабочая площадка. А значит, личные переписки по выходным можно вести в привычном Telegram, а работу оставлять в рабочем мессенджере до понедельника.

Полезные фичи для проджекта:

• Гибкая настройка статусов и уведомлений: чтобы сообщения приходили только в рабочие часы

• Возможность спрятать неактивные каналы: если в канале давно не было публикаций, его можно скрыть из списка

• Расширенный поиск по сообщениям: можно искать сообщения по частям слов или упоминаниям пользователя

Главное преимущество:

• Пользовательские группы: люди из одной команды получают доступ сразу ко всем нужным чатам

Ограничения Slack:

• Высокая стоимость

• Сложно ориентироваться в уведомлениях 

• В бесплатной версии после 10 000 сообщений начало переписки начинает исчезать

У Slack есть рекомендации по переходу команд в мессенджер. Кстати, ученики skillsetter общаются друг с другом и задают вопросы по курсам именно в нем.

Microsoft teams

Microsoft teams — это рабочая площадка на базе облака Office 365. В ней есть канбан, интеграция с продуктами Microsoft и совместное редактирование документов. Мы рассмотрим Microsoft teams как удобный корпоративный мессенджер.

Полезные фичи для проджекта:

• Личные сообщения и групповые чаты: внутри настройка уведомлений, реакции на чужие сообщения, тэги, гифки и многое другое

• Видеозвонки и транслирование экрана: можно совместно работать над документами или проводить презентации

• Совместная работа с документами: можно редактировать документ и переписываться с коллегами в чате в рамках одного экрана

Главное преимущество:

• Привязка чатов к рабочим пространствам: чаты можно распределять по рабочим пространствам и к каждому открывать доступ

Ограничения Microsoft teams:

• Сложно ориентироваться в сервисе

• Неудобная система оповещений

Посмотреть все возможности мессенджера можно на официальном сайте.

Управлять командой непросто. Можно дать резкий фидбек, загрузить сотрудников непосильными задачами или создать токсичную атмосферу. В этой статье вы найдете 10 советов от опытного менеджера, которые помогут найти общий язык с командой и выстроить рабочую атмосферу.

Discord

Discord — это мессенджер для геймеров, который стал удобной площадкой для корпоративного общения.

Полезные фичи для проджекта:

• Голосовые и видеочаты: можно устраивать ежедневные синки и чилл-созвоны с командой

• Трансляция экрана: удобно проводить презентации перед коллегами и заказчиками

• Интеграция с GitHub и другими профессиональными платформами: рабочие обновления приходят прямо в чат

Главное преимущество:

• Серверы: на каждый сервер Discord можно добавлять участников, создавать голосовые и текстовые каналы, а также устанавливать правила общения

Ограничения Discord:

• Не самая популярная бизнес-площадка, поэтому, скорее всего, общение будет ограничено вашей командой

Здесь HP перечислил преимущества Discord для бизнеса.

Тайм-менеджмент

В прошлых блоках мы рассмотрели инструменты для работы в команде. А здесь вы найдете ресурсы, чтобы следить за своим рабочим графиком и режимом.

Google Calendar

Google Сalendar — это онлайн-календарь для планирования дел, встреч, заметок и напоминаний.

Полезные фичи для проджекта:

• Организация созвонов: создавайте встречи и приглашайте на них других пользователей прямо в календаре

• Интеграция с мобильным календарем: редактировать заметки, напоминания и встречи можно с телефона, планшета или компьютера

Главное преимущество:

• Возможность делиться календарем: не нужно спрашивать у коллег, когда они свободны. Достаточно открыть их календарь и найти пустые слоты для встречи

Ограничения Google Calendar:

• Нельзя устанавливать свои уникальные темы для событий в календаре

Начать использовать Google Calendar.

Calendly

Calendly — это инструмент для автоматической организации встреч.

Полезные фичи для проджекта:

• Организация встреч по одной ссылке: пришлите ссылку нужному человеку, он выберет удобное для вас время, а сервис назначит встречу и пришлет вам ссылки на подключение

• Интеграция с другими сервисами: можно подключить Google meet для созвонов и даже Paypal для платных встреч

Главное преимущество:

• Интеграция с личным календарем: Calendly ориентируется на свободные окна в вашем расписании и предлагает слоты для встреч. После подтверждения они оказываются в вашем календаре

Ограничения Calendly:

• Односторонняя организация встреч. Calendly можно подстроить только под один календарь

Больше фич Calendly можно посмотреть здесь.

Toggl

Toggl — это приложение для отслеживания задач.

Полезные фичи для проджекта:

• Отслеживание времени на задачи: достаточно скачать расширение для браузера, ввести задачу и нажать кнопку старта таймера

• Интеграция с популярными сервисами: чтобы устанавливать тайминг на задачи в рабочем инструменте. Это удобно для выполнения задач в Jira

• Напоминание для установки и остановки таймера: если вы заработались и забыли про время

Главное преимущество:

• Статистика: можно вести учет работы одному или в команде. На странице статистики отображается список задач с потраченным временем и трудозатраты на определенный период

Ограничения toggl:

• Легко забыть останавливать таймер, даже несмотря на напоминания

Посмотрите все фичи toggl по ссылке. Там же можно найти и другие продукты компании: для планирования и найма сотрудников.

Forest

Forest — один из самых популярных помощников для фокусировки и отслеживания времени. Вы фокусируетесь на работе, а Forest выращивает деревья. Награда за продуктивность — большой цветущий цифровой лес.

Полезные фичи для проджекта: 

• Таймер с элементами геймификации: вы устанавливаете время на работу, а Forest начинает выращивать цифровое дерево. Если вы отвлекаетесь на другие приложения, дерево умирает. С хорошей фокусировкой можно вырастить целый лес

• Разные режимы таймера: можно сажать деревья с друзьями, настроить глубокую фокусировку или учитывать превышение рабочего времени

• Статистика: показывает, сколько времени вы проводите за работой и в какие часы вы наиболее продуктивны

Главное преимущество:

• Геймификация тайм-трекинга

Ограничения Forest:

• Много платных функций: режим без рекламы, совместное использование с друзьями, “исключения” для чрезвычайных случаев, детальная статистика и другие

Почитайте разбор главных функций Forest в этой статье.

О следующем инструменте нам рассказал менеджер проектов Виталий Салахмир. Вот его телеграм-канал.

TickTick

TickTick — это инструмент для структуризации личных и рабочих дел, которым я пользуюсь уже пять лет.

Полезные фичи для проджекта:

• Оформление задач: есть срок выполнения, сортировка по папкам, тэгам, комментирование и возможность прикреплять вложения

• Статистика продуктивности: можно посмотреть аналитику по выполненным задачам и самые продуктивные дни

• Pomodoro Tracker: тайм-трекер по «методу помидора» для фокусирования на задаче

Главное преимущество:

• Матрица Эйзенхауэра: фича автоматически распределяет задачи в зависимости от сроков и статуса

Ограничения TickTick:

• В бесплатной версии нельзя привязать календарь и недоступна часть инструментов для анализа эффективности 

Чтобы разобраться в инструменте, полезно изучить инструкцию.

Для развития, продуктивности и спокойствия

Мы собрали инструменты, которые помогают проджекту не потеряться в пучине задач, успокоиться после насыщенного рабочего дня и подготовиться к следующему.

Todoist

Todoist — это приложение для управления личными и рабочими делами. Оно превращает гору задач в структурированные списки.

Полезные фичи для проджекта:

• Быстрое добавление задач: можно планировать как разовые таски, так и повторяющиеся, выставляя время в карточке задачи. Можно добавлять подзадачи

• Приоритет задач: в Todoist можно настроить уровни приоритетности задач. Самые важные таски на день будут всегда на виду

• Канбан доска: задачи можно отслеживать по тому же принципу, что мы рассматривали в Trello

• Совместные задачи и делегирование: коллеги будут оставлять комментарии к таске и напоминания, когда задача сделана

Главное преимущество:

• Целеполагание: Todoist помогает ставить и отслеживать цели на разные периоды времени. Можно посмотреть графики активности, архивные задачи и свой уровень продуктивности

Ограничения Todoist:

• Подходит для личного пользования, но не для больших команд

• Нет трекера времени на задачи

Если хотите начать работать с Todoist, для начала посмотрите этот гид.

Brain.fm

Brain.fm — это радио, основанное на нейробиологических исследованиях. Музыка на Brain.fm за несколько минут вводит вас в нужное состояние работы, отдыха или сна. Каждая композиция нацелена на фокусировку нейронов и подавление внешних шумов.

Полезные фичи для проджекта:

• Музыка для разных состояний: фокусировка, расслабление, сон и медитация 

• Режим офлайн

• Бесплатный триал на все треки

Главное преимущество:

• Основано на научных исследованиях музыки и мозга

Ограничения Brain.fm:

• Новые треки выходят редко, так как для каждого проводятся исследования

• Не интуитивный и устаревший дизайн веб-версии

Почитать про исследования Brain.fm можно на их сайте.

Obsidian

Obsidian — это приложение для создания, визуализации и организации сложных идей. В Obsidian можно выстраивать всевозможные зависимости между своими заметками и визуализировать поток мысли.

Полезные фичи для проджекта:

• Построение графов: свои мысли можно организовать в виде смысловых «узлов« и связать их с другими с помощью внутренних ссылок. Можно посмотреть, как каждая заметка связана с остальными. Если вы не провели связи между заметками, Obsidian предложит это сам

• Офлайн режим: все файлы приложения хранятся на вашем устройстве

Главное преимущество:

• 399 плагинов: приложение можно настроить полностью под себя, включая стиль, вид и структуру заметок. Можно подключить канбан или календарь

Ограничения Obsidian:

• сложно разобраться нетехническому специалисту

• Это open source проект: его исходный код открыт для редактирования любому юзеру. Поэтому приложение может выглядеть сырым и слишком нагруженным

Чтобы Obsidian не казался таким неприступным, почитайте их подробную wiki на русском для начала использования.

Резюмируем

Помните, что любой инструмент — это всего лишь дополнение к вашей основной стратегии. Сначала определитесь с задачей, и только потом думайте, какой софт подойдет для ее решения. 

Если хотите посоветовать полезный инструмент, то расскажите о нем в комментариях к посту в телеграм-канале.