Українська
Українська
Русский
Українська
Українська
Русский

Сообщение об ошибке

Вы собираетесь отправить сообщение о следующей ошибке:

Пожалуйста, опишите суть ошибки

Как управлять IT-проектом: сроки, бюджет и скоуп

Эту статью мы написали вместе с Полиной Скалуновой, marketing project manager.

Быть проджектом нелегко. Стоит необдуманно распределить несколько задач по этапам, и команда может не успеть сдать проект в срок или выйдет за рамки бюджета. 


Прежде чем корректировать работу команды и принимать решения, проджекту нужно оценить объем работ, время до дедлайна и расходы. В этом поможет проектный треугольник — инструмент для управления IT-проектом.


Сложность: легкая


Время на чтение: 15 минут


Что я узнаю в статье

Что такое проектный треугольник

Представьте, вы начинающий проджект в компании по разработке программного обеспечения. Вы недавно на позиции, но уже подключились к первому проекту — работе над приложением, в котором можно составить и заказать капсульный гардероб. 


Вашего наставника зовут Джим, он проджект уровня мидл. Джим оценил задачи с командой и запланировал работы по этапам, проект идет по плану и движется к завершению, команда укладывается в сроки. Неожиданно Джиму пришлось уйти в недельный отпуск по личным обстоятельствам, и он передал вам свои задачи на время отсутствия. 


Пока наставник в отпуске, вы следите за бэклогом и сроками. Все идет хорошо, и тут заказчик просит добавить еще одну фичу — 3D-примерку. Он настаивает на важности этой фичи, так как у прямых конкурентов она уже есть. 


Вы договорились созвониться с заказчиком завтра и обсудить вопрос подробнее. Это значит, что вам нужно срочно оценить статус текущих задач и подготовить предложения, как реализовать идею.


Первое, что вы сделали, — связались с разработчиком, чтобы собрать информацию для техзадания и выяснить, сколько этапов будет в работе над новой фичей.

Задание

Какой будет ваш следующий шаг?

Выберите один из вариантов
Какие еще ошибки может сделать проджект-менеджер, вы узнаете из статьи об управлении разработкой.

Вы пишете Оливии — опытному проджекту, которая давно работает в компании.

Оливия, привет! У тебя есть время?

Привет! Да, есть минутка. Слышала, ты сейчас руководишь проектом без Джима, справляешься?

Поэтому и пишу 🤪 Нужен твой совет. Заказчик просит добавить новую фичу. Сегодня обсудим с командой реализацию идеи. Но я пока не понимаю, как лучше перераспределить задачи в спринтах. А статус проекта будем обсуждать с заказчиком уже завтра.

Не торопись добавлять задачу в спринты. Советую сначала посмотреть на ситуацию с точки зрения проектного треугольника. И уже после — обсуждать возможные решения.

А можешь рассказать об этом подробнее?

Конечно! Проектный треугольник — супер полезный инструмент для проджекта. У него три вершины, за которыми нужно следить во время проекта, — скоуп, время и бюджет. Меняешь что-то одно — затронешь и два других показателя.

Проектный треугольник

Обрати внимание, что в центре треугольника стоит качество. На него влияют все три параметра.

Хм...Получается, если я увеличу скоуп — изменится время и бюджет проекта.  

Правильно.

Не подскажешь, где я могу найти больше информации о проектном треугольнике?

Давай я пришлю тебе свои заметки на эту тему? Если возникнут вопросы — пиши. Проанализируй ситуацию, подумай над решениями, мы их обсудим, а потом ты предложишь заказчику варианты.

Спасибо, жду материалы.

Оливия прислала вам файл с информацией, вы открываете и приступаете к чтению.

Гайд по лучшим статьям skillsetter

В нашем блоге уже больше 150 статей про рост продуктов и карьеру в IT. Для удобной навигации мы объединили их в тематические подборки.

Выбрать подборку

Скоуп

Скоуп — это весь объем работ, который нужно выполнить для достижения цели проекта. В скоуп включены задачи всех специалистов: разработчиков, тестировщиков, дизайнеров.


Для приложения с подборкой капсульного гардероба UX/UI-дизайнеры отрисовывают экраны с коллекциями одежды и личным кабинетом пользователя. Разработчики должны реализовать фичи с возможностью добавить товар в корзину и оформить заказ, заполнив анкету.


Задачи разные по сложности, а их объем и количество могут меняться во время работы над проектом.

Задание

Вы задумались, в каких ситуациях скоуп может меняться во время проекта?

Выберите несколько вариантов

Поразмыслив над тем, когда меняется скоуп, вы переходите к следующей странице материалов Оливии и замечаете, что ответ на этот вопрос разобран ниже.


За скоупом важно следить, чтобы не сорвать сроки и успеть сдать проект к дедлайну. Для этого нужно проверять статус задач: сколько выполнено, сколько в процессе и нет ли у исполнителей проблем. В этом помогут специальные инструменты для планирования:


Инструменты для планирования проекта


Нужно вносить в скоуп все задачи, иначе можно забыть про часть работ, которую выполнила команда. Так может случиться, когда заказчик попросит внести небольшое изменение. Если у вас заключен договор с оплатой по факту затраченных ресурсов, а вы не добавили задачу в скоуп — есть риск, что ни вы, ни заказчик не вспомните о ней к моменту выставления инвойса.


Как брать дополнительные задачи в проект


Чтобы каждый исполнитель понимал цель своей работы, а не воспринимал проект как поток несвязанных задач, проджекту следует давать команде контекст. О том, почему это важно и как это делать, рассказали в статье про управление командой.


Скоуп может неоднократно меняться, и это нормально. Проджекту нужно сделать так, чтобы эти изменения не помешали вовремя закончить работу и сдать проект заказчику. Для этого он может переносить задачи на другие этапы проекта или даже сокращать скоуп.


Проджект может столкнуться с разными ситуациями, в которых скоуп придется менять. Вот три примера.


Когда меняется скоуп


Рассмотрим эти примеры подробнее.


Заказчик пришел с новой идеей. Если заказчик решает усложнить проект и добавить новую фичу, это увеличит скоуп.


Вы понимаете, что столкнулись с этой ситуацией. Но теперь вы знаете, что нельзя просто так добавить в спринт работу над новой фичей — 3D-примеркой.


Команда не успевает выполнить задачи. Если объем работ был неверно оценен в начале и команда не успевает к дедлайну, можно сократить скоуп. Например, когда планировалось внедрить новую идею за месяц, но через две недели разработчики сообщают, что потребуется больше времени. Если заказчик согласен и идея не влияет на проект, от нее можно отказаться.


Когда возникают проблемы и проект идет не по плану, в команде может произойти разлад. Что делать в этом случае, мы рассказали в статье о способах решения конфликтов в продуктовой команде.


Команда забывает обсудить часть задач на старте. Все упущенные детали всплывают на этапе разработки. Если они влияют на функциональность продукта, то их придется включать в скоуп уже в процессе работы над проектом. Менять скоуп, когда ресурсы уже распределены, — непросто. Чтобы избежать этой ситуации, нужно подробно описать все задачи во время планирования.


Елена Горопека, бизнес-аналитик, продукт-менеджер и автор телеграм-канала О бизнес-анализе и не только, поделилась советами по управлению скоупом. 1. Сначала задайте вопрос «Зачем?» Любое обсуждение изменений скоупа должно начаться с определения целей. Зачем мы хотим добавить новую фичу? Улучшения какой метрики ожидаем? Как эта фича поможет в достижении бизнес-цели проекта? Эти моменты уточняются у заказчика. Еще до старта проекта нужно выяснить его бизнес-требования. Часто заказчики сами о них забывают в процессе проектной работы. Из-за этого могут попросить добавить фичи, которые не увеличат ценность проекта, а только «раздуют» скоуп. Поэтому проджект поможет и команде, и заказчику, если вовремя проверит, точно ли новая фича соотносится с бизнес-целью. 2. Не жалейте времени на поиск оптимальной реализации Если фича действительно важна, проджекту следует донести до команды, почему это так. Этот шаг не следует пропускать, он поможет в брейншторме вариантов реализации фичи. Ни проджект, ни заказчик не придумают решение лучше, чем кросс-функциональная команда. Через обсуждение и отметание разных идей вы придете к оптимальному решению — тому, которое соответствует бизнес-цели и легко реализуется.


Изучив краткий конспект о том, что такое скоуп и когда он меняется, вы понимаете, что не учли несколько моментов.

Задание

Вы готовитесь к созвону с заказчиком. Проверьте себя и выберите действия, которые нужно сделать до этого.

Выберите несколько вариантов
В нашем телеграм-канале вы найдете чек-лист, который поможет правильно вносить задачи в скоуп. Сохраняйте себе, чтобы ничего не забыть.

Теперь вы знаете, что скоуп помогает следить за выполнением задач, не нарушать сроки и распределять ресурсы. Далее переходим к следующей вершине проектного треугольника — бюджету.

Бесплатный курс по проджект-менеджменту

За 3 дня вы узнаете, какие 5 принципов помогут вам добиться успеха в проджект-менеджменте

Начать учиться бесплатно

Бюджет

Бюджет включает в себя все траты, связанные с проектом: оплата работы исполнителей, закупка устройств, лицензий, управленческие, дополнительные и необязательные расходы.


Порядок оплаты прописывается в договоре с заказчиком. Договора бывают трех типов: Fixed price, Time and Material и Dedicated team.


Типы договоров с IT-специалистами


При договорах Fixed price и Dedicated team бюджет зафиксирован на старте проекта. Проджекту нужно контролировать, чтобы расходы не вышли за его рамки.


В случае с Time and Material проджекту нужно выставлять инвойсы — счета на оплату потраченного времени и ресурсов. Поэтому он следит, сколько часов исполнители потратили на работу, оценивает результаты в сравнении с планами и готовит отчеты для заказчика.


Вы прервали чтение заметок Оливии и задумались. Команда работает над приложением по договору Fixed price. Проект близится к завершению, поэтому бюджет расписан. Скорее всего, работа над новой фичей потребует дополнительных затрат.


Вы решаете дочитать материалы, а потом написать Оливии, чтобы посоветоваться с ней по поводу бюджета. Следующий блок заметок посвящен третьей вершине проектного треугольника — срокам.

Время

В задачи проджекта входит следить за сроками проекта, оценивать их и при необходимости сокращать.


Отслеживать сроки можно двумя методами: burndown chart и методом критического пути. 


Как управлять сроками проекта


Burndown chart подходит для отслеживания сроков. Это диаграмма, через которую можно увидеть, сколько стори поинтов команда выполняет в каждом спринте и как это число меняется от спринта к спринту. С помощью диаграммы можно прогнозировать срок завершения проекта.


Диаграмму можно построить самостоятельно в Excel или воспользоваться встроенными виджетами в таск-менеджерах, например, в ClickUp.


Burndown chart в ClickUp


Burndown chart следует обновлять после каждого спринта. Тогда будет видно, на каком этапе находится проект, сколько задач сделано и сколько времени нужно до релиза. 


Метод критического пути подходит для отслеживания задач, по которым не должно быть задержек. Сначала определяется критический путь с последовательностью всех задач, которые нужны для реализации проекта. Если на критическом пути увеличивается срок выполнения какой-либо задачи, меняется и дата завершения проекта.


Для расчета критического пути сначала нужно создать сетевой график и определить последовательность задач. Потом решить, что нужно выполнять последовательно, а чем можно заниматься параллельно. Например, пока разработчики делают первую фичу, UI-дизайнер работает над второй. Когда разработчики приступают ко второй фиче, команда QA начинает тестировать первую.


Метод критического пути


Для расчета критического пути есть специальные формулы, ими можно воспользоваться через онлайн-калькулятор.


Артем Летюшев, менеджер-аналитик Юмани и автор телеграм-канала Junior PM, рассказал о других способах управлять сроками проекта: Метод контрольных точек. Из скоупа проекта выделяются ожидаемые результаты работ на фиксированные даты и контролируется их достижение. Здесь помогут правила 20/80 и любые другие, например, 10/40/50. Fever chart. Способ относится к теории ограничений систем. В начале проекта необходимо заложить буфер. Можно сделать это, например, с помощью метода критической цепи. Критическая цепь, скорее всего, будет построена по одному из критических путей, но при этом предполагает более точное и продолжительное планирование. Далее строится график расхода буфера и отслеживается прогресс по нему — это просто и эффективно. Визуальный анализ. Ход проекта визуализируется, например, с помощью диаграммы Ганта. Это помогает наглядно оценивать, сколько времени осталось до завершения работы. Метод освоенного объема. Для оценки эффективности работы над проектом рассчитывается ряд показателей таких, как: PV — плановый объем, AC — фактическая стоимость выполненных работ, EV — освоенный объем и другие. По этим показателям строятся графики, отслеживается и сравнивается с первоначальным планом точка завершения проекта. Чтобы пользоваться методом, нужно научиться анализировать значения показателей. Например, почему SP > 0 — это значит, что проект обгоняет расписание.


Вы прочитали конспекты Оливии и узнали о вершинах проектного треугольника.


Через час у вас запланирован короткий мит с проектной командой, чтобы обсудить реализацию новой фичи. Но уже сейчас вы понимаете, какие вопросы нужно внести в план встречи с заказчиком.

Задание

Какие вершины проектного треугольника нужно обсудить с заказчиком?

Выберите один из вариантов

Вы обсудили с командой, как может выглядеть 3D-примерка в приложении и описали процесс работы над фичей.

Но прежде чем связаться с заказчиком, вы пишете Оливии. Вы хотите посоветоваться с ней, потому что не уверены, что учли все факторы.

Оливия, спасибо за материалы! Кажется, теперь я знаю, что делать. Уже созвонились с проектной командой и набросали варианты решения, как реализовать новую фичу.

Супер! Рада, что смогла помочь. Давай обсудим, как ты поступишь дальше.

Сначала я оценю возможности команды и статус проекта.

Согласна, без этого не получится взять задачу в работу.

Дальше надо сверить бюджет. Но проект близится к завершению, все средства уже распределены.

Нужно обсудить этот момент с заказчиком.

Да, хочу выяснить, есть ли возможность увеличить срок и бюджет проекта.

Советую еще раз проговорить с заказчиком, насколько фича соотносится с бизнес-целями проекта.

Обязательно сделаю. 

Кстати, есть еще пара моментов, которые могут помочь успеть завершить проект в срок, если заказчику будет важно добавить фичу к первоначальному дедлайну.

Какие?

Помнишь, что в центре проектного треугольника?

Да, качество.

Верно, но этот параметр мы можем менять так же, как и остальные. Нагляднее будет, если заменить треугольник на ромб, вот так:


Время, бюджет, скоуп и качество проекта

Не совсем понимаю, что ты имеешь в виду...

Сейчас объясню. Чтобы успеть к дедлайну, можно снизить качество некоторых фичей.

А как же заказчик? Вряд ли это устроит его...

Снизить качество — не значит сделать плохой продукт. Можно упростить разработку: оставить некритичные баги или написать менее качественный код. Такой код будет сложнее и дольше менять, но он будет работать. Для первого релиза этого может быть достаточно.

Если заказчик согласится, мы сможем успеть завершить работу к первоначальному сроку.

Именно. Но и это не все.

Не все?

Есть альтернативная модель проектного треугольника из PMBOK.

Чем она отличается?

Тем, что в ней не три, а шесть вершин: скоуп, бюджет, время, риски, качество и ресурсы. Поэтому модель называют проектной звездой.

Бюджет, время, скоуп, риски, ресурсы и качество проекта

Выглядит внушительно!

Да, но есть одно «но»‎.

Какое?

Если в треугольнике и ромбе понятно, как один фактор зависит от другого, то в проектной звезде они могут повторять друг друга. Например, скоуп и количество ресурсов.

То есть нужен критический подход: смотреть по ситуации, применять модель или нет?

Верно! Возможно, проектная звезда поможет тебе в подготовке к коллу с заказчиком. Мне нужно бежать на мит с проектной командой, тебе еще нужна помощь?

Думаю, справлюсь, ты и так помогла. Поищу дополнительную информацию самостоятельно.

Если возникнут вопросы — пиши!


Вы гуглите материалы о проектной звезде.

Что такое проектная звезда

Проектная звезда — это альтернативная модель проектного треугольника. В основе модели не три, а шесть факторов, за которыми надо следить. Кроме скоупа, бюджета, и времени, надо учитывать риски, ресурсы и качество.

Риски 

Риски — это события, которые могут произойти с определенной вероятностью и повлиять на проект. Например, проджекту, который ведет разработку приложения, пришлось срочно взять отпуск. 


Риски могут быть внешними и внутренними.


Внутренние и внешние риски проекта


Внешние риски связаны с окружением проекта. Их источником могут быть подрядчики, заказчики, окружающая среда, государство. Например, новый закон может изменить условия работы с онлайн-кассами, а значит процесс оплаты в приложении придется менять.


Внутренние риски связаны с проблемами в компании, организацией работы и проектной командой. Кто-то может заболеть и выпасть из рабочего процесса или в компании могут внедрить новую технологию, на изучение которой уйдет дополнительное время.


Подробнее о том, как выявлять и оценивать риски и какие стратегии управления эффективны для этого, вы найдете в статье о рисках проекта.

Качество

Если заказчик настаивает на жестких дедлайнах, можно сократить срок работы над проектом, изменив его качество.


Как влиять на качество проекта


Вы задумались, как можно повлиять на качество фичи в вашей ситуации.


Упростить фичу и отказаться от части требований. Заказчик хотел, чтобы в 3D-примерке пользователь смог посмотреть, как одежда выглядит на нем в разных ракурсах. Один из вариантов упростить фичу — отказаться от трекинга 3D-объекта. То есть пользователь сможет примерить одежду, только находясь в неподвижном положении. Разработка упрощенной фичи займет меньше времени и команда сможет сдать проект в срок.


О том, как укладываться в ресурсы и ставить достижимые цели, можно прочитать в гайде по OKR.

Написать код низкого качества и отказаться от юнит-тестов. Это быстрая, но временная мера. К ней можно прибегнуть, только если после первой сдачи проекта он не пойдет сразу в продакшн и баги никто не увидит. В остальных ситуациях — это плохая идея.


Выбрать некритичные баги и отложить их исправление. Критичные баги влияют на достижение бизнес-целей, поэтому их надо исправлять в первую очередь. Если в приложении пользователь не сможет добавить выбранную одежду в корзину или оплатить покупку, продукт не получит прибыль. Решение менее серьезных проблем можно отложить, если это первая демонстрация, после которой команда продолжит работу над проектом. Это сократит скоуп и время работы.

Читайте лучшие статьи о запуске и росте продуктов

Раз в неделю будем отправлять свежий дайджест вам на почту. Наc читает 25000 человек 🚀

Ресурсы

Ресурсы проекта — это материалы, оборудование и люди. Распределять нагрузку команды можно с помощью диаграммы Ганта. Есть специальные плагины Jira для создания диаграмм Ганта, например, BigGantt. Подобные плагины позволяют эстимировать задачи, назначать исполнителей и следить за количеством рабочих часов.


Сократить сроки работы над проектом через ресурсы можно двумя способами.


Как успеть сдать проект в срок


Договориться с командой об оплачиваемых овертаймах. Так можно поступить, если во время проекта увеличился объем задач, а дедлайны остались прежними. Но нужно помнить, что время и физические возможности людей ограничены. Частые овертаймы могут негативно сказаться на результатах работы.


Нанять дополнительных специалистов. Если задач слишком много, команда не успевает и много перерабатывает, лучше ее расширить. Для этого нужно найти квалифицированных специалистов. Иначе количество исполнителей не ускорит работу над проектом, а увеличит время на планирование и коммуникацию.


Вы прочитали материалы, оценили все шесть факторов, которые влияют на проект, и подготовили предложения для колла с заказчиком. 

На следующий день вы пишете сообщение Оливии, чтобы рассказать об итогах встречи.

Оливия, привет! Только что обсудили с заказчиком, как реализовать его идею добавить новую фичу.

Привет! Что решили?

Оказалось, что новая фича обязательно должна быть готова к дате релиза. Заказчик встречается с потенциальными инвесторами и хочет, чтобы они смогли скачать приложение во время презентации и сразу его протестировать.

Ого! Как я понимаю, снизить качество — не вариант?

Да. Презентацию готовят в интерактивном формате и хотят сразу показать все классные фичи приложения. Плюс мы не можем отложить какие-то задачи. На текущем этапе остались только те, без которых релиз не состоится.

Похоже у нас серьезные проблемы?

Нет, все в порядке! Сейчас расскажу. 

Ок

Так как команда загружена, мы обсудили возможность нанять разработчиков на аутсорсе. Для этого надо увеличить бюджет. Заказчик согласовал решение, дополнительное соглашение уже отправили на подпись.

Супер! На моем проекте как раз заканчивает работу классная команда. Подожди пару минут, уточню у них, готовы ли они взяться за следующий проект.

ne2NYhrdaAl4tuSm6lk16SLWUcvTAzHccJhfnxZ0hZgpg5qv48rlpPa614oCoY40wTt9B0GF3b4tyD3JCvDfPPJ-8NbcqukpAJY3NnlXO1ZLp0mCWz3g6hn1YwRWQ4UVFwGGsGFa

Да, они готовы приступить завтра. Отправлю на почту контакты.

Отлично. Оливия, спасибо! Ты очень помогла.

Я рада, что у тебя получилось справиться с первой сложной ситуацией. Поздравляю!

Резюмируем

Не во всех ситуациях решение найдется быстро и удачно реализуется. В реальной жизни может не получиться согласовать увеличение бюджета с заказчиком или вовремя найти дополнительных специалистов. Проджекту нужно быть готовым, что и на завершающем этапе что-то может пойти не так.


Однако при принятии решений важно учитывать все факторы, которые оно затронет. Это поможет верно оценить и оптимизировать расходы, время, объем задач и сдать проект в срок.

Рекомендуем почитать

тренажер тестовых кейсов для проджекта

Тестовые задания по проджект-менеджменту: тренажер для подготовки к собеседованию

Как за месяц получить оффер в международную IT-компанию

Как за месяц получить оффер в международную IT-компанию: кейс проджект-менеджера

дерево решений problem solving

Problem Solving: как решить проблему потери клиентов

Зарплата менеджера IT-проектов

Проджект-менеджер: кто это такой, что делает и как им стать

виды it компаний

Куда пойти работать: типы IT-компаний

Что такое юнит-экономика и как в ней разобраться

Что такое юнит-экономика и как в ней разобраться

← Читать другие статьи в блоге Получить реальные навыки